ویژگیهای سیستمهای مدیریت محتوا بسیار وسیع بوده و اکثراً این سیستمها شامل ویژگیهای زیر میباشند:
- انتشار مبتنی بر وب (web-based publishing)
- مدیریت ساختار (format manager)
- مدیریت بازنگری (revision control)
- جستجو نمودن (search)
- ایندکس نمودن (Index)
- بازیابی اطلاعات (retrieval)
ویژگی انتشار مبتنی بر وب (web-based publishing)
این ویژگی قالبها یا مجموعهای از قالبهایی (Template) که توسط سازمان ارائه میشوند را در اختیار کاربران قرار میدهد. این قالبها را میتوان نمونهای مشابه با ویزاردها (wizard) یا ابزارهای مشابه جهت ایجاد محتوای سایت یا اعمال تغییرات در نظر گرفت.
ویژگی مدیریت ساختار (format management)
این ویژگی امکان تبدیل مستندات الکترونیکی و اوراق اسکنشده را به فرمتهای پرکاربرد نظیر HTML یا PDF (portable document format) فراهم میآورد.
ویژگی بازنگری و اصلاحات (revision control)
امکان بهروزرسانی محتوای سایت به ورژنهای جدیدتر و نیز تغییر محتوا به ورژنهای قدیمیتر را فراهم میکند. همچنین این ویژگی امکان ردیابی هرگونه تغییراتی را که کاربران در فایلها ایجاد میکنند و نیز لاگها (Log) را فراهم میکند.
سایر ویژگیها
از ویژگیهای کاربردی دیگر CMS، ایندکس نمودن (index)، جستجو (search) و بازیابی اطلاعات (retrieval) میباشد. سیستم CMS امکان ایندکس نمودن تمامی اطلاعات یک سازمان را فراهم میآورد. در نتیجه کاربران/کارمندان سازمان میتوانند با جستجوی عبارات مورد نظر، اطلاعات مربوطه را از سیستم مدیریت محتوا استخراج نمایند.